Faire un planning : comment s'y prendre, étape par étape
Un bon planning commence par le travail, pas par les personnes. En six étapes, de l'effectif nécessaire à un planning que tout le monde peut voir.
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1. Déterminez l'effectif par demi-journée
Un planning ne commence pas par les personnes mais par le travail. Notez pour chaque jour et chaque demi-journée combien de personnes il vous faut, et dans quelle fonction. Un lundi matin demande souvent autre chose qu'un vendredi après-midi.
- Par jour et par demi-journée
- Par fonction, pas seulement en nombre
- Moments chargés et calmes à part
2. Fixez un schéma de base
La plupart des semaines se ressemblent. Dessinez une semaine type que vous répétez, puis ne planifiez plus que les écarts. Si vous travaillez en équipes, le schéma devient un cycle de plusieurs semaines.
- Une semaine type comme point de départ
- Répéter plutôt que tout refaire chaque semaine
- Planifier les écarts à part
3. Recueillez disponibilités et congés
Ne planifiez qu'une fois que vous savez qui peut venir. Rassemblez les disponibilités et les congés validés avant de placer les gens sur des postes, sinon vous déplacez le planning après coup.
- Disponibilités par employé
- Congés validés dans la même semaine
- Heures du contrat comme plafond
4. Relisez le planning avant de le partager
Vérifiez la durée des postes, le repos entre deux postes et le total de la semaine par rapport à vos propres règles. Posez ces règles à côté du planning avant de le diffuser.
- Durée des postes et heures de la semaine
- Repos entre deux postes
- Les règles propres à votre organisation
5. Publiez et partagez le planning
Un planning que personne ne voit ne sert à rien. Partagez-le à un moment fixe et bien à l'avance, pour que chacun sache à quoi s'en tenir. Dans une application, chacun n'a plus à chercher que ses propres postes.
- Un moment de publication fixe
- Bien à l'avance
- À un endroit où chacun le retrouve
6. Suivez-le quand quelque chose change
Maladie, demandes d'échange et surcroît d'activité changent tout planning. Convenez de la façon d'échanger et de qui valide, et faites arriver les changements au même endroit plutôt que dans des messages éparpillés.
- Une seule façon d'échanger
- Une seule personne qui valide
- Changements visibles tout de suite pour les concernés
Sur papier, dans un tableur ou dans une application
Pour une petite équipe, un tableur est un bon début. Il se bloque dès qu'on échange des postes, qu'un second site s'ajoute ou que chacun a une version différente sur son téléphone. Le logiciel de planning du personnel prend alors le relais, avec le glisser-déposer, les motifs récurrents et une seule file d'approbation pour les échanges. Ce que voit l'équipe est décrit dans le planning d'équipe et dans le planning en ligne. Pour mesurer les besoins en effectif, voyez la planification stratégique du personnel, et pour convertir des heures de contrat, le calcul de l'ETP.
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