Rooster maken: zo doe je het, stap voor stap
Een goed rooster begint bij het werk, niet bij de mensen. In zes stappen van bezetting naar een rooster dat iedereen kan zien, met een voorbeeldweek om mee te beginnen.
1. Bepaal de bezetting per dagdeel
Een rooster maken begint niet bij de mensen maar bij het werk. Schrijf per dag en per dagdeel op hoeveel mensen je nodig hebt, en in welke functie. Een maandagochtend vraagt vaak iets anders dan een vrijdagmiddag.
- Per dag en per dagdeel
- Per functie, niet alleen in aantallen
- Drukke en rustige momenten apart
2. Leg een vast patroon vast
De meeste weken lijken op elkaar. Maak één basisweek die je herhaalt, en plan daarna alleen nog de afwijkingen. Werk je in ploegen, dan is het patroon een cyclus van meerdere weken.
- Eén basisweek als vertrekpunt
- Herhalen in plaats van elke week opnieuw
- Afwijkingen los inplannen
3. Vraag beschikbaarheid en verlof op
Plan pas als je weet wie er kan. Verzamel beschikbaarheid en goedgekeurd verlof voordat je mensen op diensten zet, anders schuif je het rooster achteraf om.
- Beschikbaarheid per medewerker
- Goedgekeurd verlof in dezelfde week
- Contracturen als bovengrens
4. Toets het rooster aan de regels
Een rooster moet passen binnen de wet en je cao: hoe lang een dienst mag duren, hoeveel rust er tussen diensten zit en hoeveel er in een week gewerkt mag worden. Leg die regels naast je rooster voordat je het deelt.
- Dienstlengte en weekuren
- Rust tussen twee diensten
- Afspraken uit je cao
5. Publiceer en deel het rooster
Een rooster dat niemand ziet, werkt niet. Deel het op een vast moment en ruim op tijd vooruit, zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Een rooster in een app heeft als voordeel dat iedereen alleen zijn eigen diensten hoeft te zoeken.
- Een vast publicatiemoment
- Ruim van tevoren
- Op een plek waar iedereen het terugvindt
6. Houd het bij als er iets verandert
Ziekte, ruilverzoeken en extra drukte veranderen elk rooster. Spreek af hoe ruilen gaat en wie het goedkeurt, en laat wijzigingen op één plek binnenkomen in plaats van verspreid over berichten.
- Eén manier van ruilen
- Eén persoon die goedkeurt
- Wijzigingen meteen zichtbaar voor wie het aangaat
Voorbeeld: een rooster voor een week
Drie vaste diensten per dag, met op drukke dagen een extra tussendienst. Dit is een voorbeeld om de opbouw te laten zien, geen advies over diensttijden; toets je eigen tijden aan je cao en de wet.
| Dienst | Maandag | Dinsdag | Woensdag | Donderdag | Vrijdag |
|---|---|---|---|---|---|
| Openen | 07:00–15:30 | 07:00–15:30 | 07:00–15:30 | 07:00–15:30 | 07:00–15:30 |
| Tussendienst | – | 10:00–18:30 | – | 10:00–18:30 | 10:00–18:30 |
| Sluiten | 13:00–21:30 | 13:00–21:30 | 13:00–21:30 | 13:00–21:30 | 13:00–21:30 |
Op papier, in Excel of in een app
Voor een klein team is een spreadsheet een prima begin. Er staat een gratis werkrooster in Excel klaar, en wie in ploegen werkt, vindt de cycli uitgerekend bij het ploegenrooster. Welke regels er voor werktijden en rust gelden, staat bij de Arbeidstijdenwet.
Een spreadsheet loopt vast zodra er geruild wordt, er een tweede locatie bij komt of iedereen een andere versie op zijn telefoon heeft. Dan is personeelsplanning in een app de volgende stap: een rooster met slepen en neerzetten, terugkerende patronen en ruilverzoeken in één wachtrij. Hoe dat er voor het team uitziet, staat bij het dienstrooster.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.