Een teamleider deelt op een whiteboard gekleurde kaartjes in een weekrooster in, terwijl een collega meekijkt

Personeelsplanning-app: maak een rooster dat je team meteen op zijn telefoon ziet

Roosterplanning zonder spreadsheet: bouw het werkrooster visueel, publiceer het, en het staat op elk toestel. Dienstruilen, claims op open diensten en vervangingsverzoeken komen in één goedkeuringswachtrij, en de doorgegeven beschikbaarheid staat bij de dienst in plaats van in je appgroep.

Start 14 dagen gratis Plan een demo

14 dagen gratis, zonder creditcard
€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw
Alle functies inbegrepen
iOS, Android en web

Weekrooster met kleurgecodeerde diensten per medewerker en per dag

Open diensten in één keer laten invullen

Diensten die al in het rooster staan maar nog geen naam hebben, krijgen in één keer een voorstel. Dat gaat over de week die je voor je hebt en alleen over diensten die nog moeten beginnen; de kandidaten zijn de actieve leden van dat rooster. Wie er dan goedgekeurd verlof heeft valt af, net als wie niet gekwalificeerd is voor die functie en wie door een roosterregel wordt geblokkeerd, en een overlap sluit altijd uit, ook waar die regel alleen waarschuwt, zodat een voorstel nooit iemand dubbel boekt. Doorgegeven beschikbaarheid werkt zoals je het zelf hebt ingesteld: streng, en dan valt iemand die niet kan af, of als voorkeur, en dan blijft hij staan met een waarschuwing en komt hij lager in de rij. Van wie overblijft komen eerst de mensen zonder enkele waarschuwing, en daarbinnen wie die week de minste uren heeft staan, zodat het niet elke week dezelfde is die bijspringt. Elk voorstel telt daarna mee als dienst van die persoon, dus één ronde zet niemand over zijn weekgrens. Je ziet per dienst wie er wordt voorgesteld en welke open bleven, en er wordt niets opgeslagen tot je het toepast.

Alleen open diensten van de getoonde week die nog moeten beginnen
Verlof, kwalificatie en de roosterregels sluiten uit; beschikbaarheid naar jouw instelling
Daarna wie die week de minste uren heeft staan, en pas opslaan na het voorstel

Slepen, neerzetten, klaar

Bouw het rooster in dag-, week- of maandweergave met kleurgecodeerde functies. Een patroon dat elke week terugkomt, zet je één keer op en herhaalt zichzelf daarna. Het hele team ziet dezelfde planning.

Dag-, week- en maandweergave
Kleurcodes per functie of afdeling
Terugkerende diensten en vaste patronen

Ruilen en beschikbaarheid, in één wachtrij

Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door en dienen ruilverzoeken in. Als planner keur je die af of goed vanuit één lijst, in plaats van uit losse appjes en telefoontjes.

Medewerkers geven hun eigen beschikbaarheid op
Ruilverzoeken tussen collega's onderling
Eén goedkeuringswachtrij voor de planner

Meerdere locaties, meerdere tijdzones

Draai je vestigingen in Nederland, België en Turkije, dan draagt elke dienst de tijdzone waarin hij valt, en in die tijdzone staat hij op het scherm. Niemand hoeft om te rekenen, en niemand staat een uur te vroeg of te laat op de stoep.

Aparte roosters per locatie, met eigen beheerders
Diensten in de tijdzone waarin ze vallen
Slimme groepen om hele afdelingen tegelijk in te plannen

Direct op de telefoon van je team

Zodra een rooster is gepubliceerd, staat het op het startscherm van de app, met een melding erbij. Wie de volgende dienst wil weten, hoeft niemand te bellen, en inklokken gebeurt vanaf datzelfde scherm.

Pushmelding zodra het rooster gepubliceerd is
De volgende dienst op het startscherm
Vanaf hetzelfde scherm inklokken

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is het afstemmen van de mensen op het werk: wie er wanneer, waar en in welke functie werkt, zodat de bezetting klopt met wat er te doen is. Op korte termijn is dat het rooster voor de komende dagen en weken. Kijk je jaren vooruit, naar welke mensen en vaardigheden de organisatie straks nodig heeft, dan heet het strategische personeelsplanning.

Hoe maak je een personeelsplanning?

De volgorde doet meer dan het gereedschap. Wie begint bij de mensen en pas daarna naar de bezetting kijkt, schuift de rest van de week. Zes stappen, in deze volgorde.

1
Begin bij de bezetting
Bepaal eerst per dag en per dagdeel hoeveel mensen je nodig hebt en met welke kwalificatie. Wie bij de namen begint, plant de week vol en ontdekt daarna pas dat er zaterdagavond niemand met een diploma staat.
2
Zet de vaste punten neer
Openingstijden, terugkerende diensten, contractueel vastgelegde uren en ploegenpatronen liggen vast. Die zet je eerst, want ze zijn geen keuze: alles wat erna komt, schikt zich ernaar.
3
Haal verlof en beschikbaarheid op
Een goedgekeurde verlofaanvraag is een harde beperking en geen wens. Hetzelfde geldt voor doorgegeven beschikbaarheid. Plan je zonder die twee, dan is je eerste versie meteen je concept.
4
Toets aan de wettelijke grenzen
Rust tussen twee diensten, pauzes, de regels rond nachtdiensten en bij oproepkrachten de vier dagen. Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, omdat hij pas pijn doet als er iemand op terugkomt.
5
Publiceer één keer, op één plek
Een rooster dat in twee versies bestaat (een bestand en een appgroep) is geen rooster. Publiceer het ergens waar iedereen dezelfde versie ziet en waar een wijziging vanzelf meekomt.
6
Meet achteraf wat er echt gebeurde
Geplande uren zijn een voornemen. Wat er werkelijk is gewerkt, staat in de urenstaat, en het verschil tussen die twee is waar je volgende planning beter van wordt.

Stap vier is de enige waar de wet meekijkt, en hij is ook de enige die je niet kunt onderhandelen. Welke grenzen dat precies zijn staat in de kennisbank. Het hele overzicht van wat het systeem doet staat bij de functies. Hoeveel dagen er in een periode überhaupt gewerkt wordt, telt de werkdagenrekenhulp, en hoe de keten van rooster tot loonstrook in elkaar zit staat bij workforce management. Kijk je niet weken maar jaren vooruit, dan is dat strategische personeelsplanning.

Eén woord, twee verschillende vakken

“Personeelsplanning” betekent in Nederland twee dingen die weinig met elkaar te maken hebben. Het ene is het rooster van volgende week: wie staat er dinsdagavond, en is de bezetting rond. Het andere is strategische personeelsplanning: de vraag hoeveel mensen met welke kwalificaties je over drie jaar nodig hebt, en hoe je daar komt via werving, opleiding en verloop.

Deze pagina en dit product gaan over het eerste. Zoek je het tweede, dan is dit niet het gereedschap: dat is HR-werk met scenario's en formatieplannen, en het draait op andere cijfers dan een rooster. Het is beter om dat hier te zeggen dan om je een demo in te laten lopen en er halverwege achter te komen.

Werkrooster-app of werkrooster in Excel?

Voor één vaste ploeg die zelden wisselt is een spreadsheet prima, en daar staat een gratis werkrooster-sjabloon voor klaar, met een controle op de Arbeidstijdenwet erin. Vanaf het moment dat mensen ruilen, zich ziek melden of op twee locaties staan, begint een bestand achter te lopen op de werkelijkheid: de versie in de appgroep is een andere dan die op het prikbord.

Dat is het verschil tussen een werkrooster en een werkrooster-app. Niet dat de app mooier plant, maar dat er één versie is die iedereen ziet op het moment dat hij verandert, en dat de uren eronder uit datzelfde rooster komen in plaats van uit een tweede lijst.

Het rooster stopt niet bij de planning

Een geplande dienst is het beginpunt van de urenregistratie: medewerkers klokken in vanaf hun rooster, de uren vullen de urenstaat, en die gaat aan het eind van de periode naar het salarispakket. Wie er níet ingepland kan worden telt net zo hard: goedgekeurd verlof is zichtbaar op het moment dat je het rooster maakt. En de grenzen waarbinnen een dienst moet passen (de pauzeregels en de rest van de Arbeidstijdenwet) gelden op hetzelfde moment. Werk je met oproepkrachten, dan is een wijziging binnen vier dagen bovendien geen planningsvraag maar een loonvraag. Draait het werk dag en nacht door, dan is de vorm zelf de vraag: welk ploegenrooster een etmaal rond krijgt, en op hoeveel uur per week dat per ploeg uitkomt, is uitgerekend in plaats van overgetekend. Hoe dit alles er per branche uitziet, staat apart voor de horeca en de bouw. Plannen, registreren, goedkeuren en afrekenen als één keten heet workforce management; die volgorde staat apart uitgelegd.

Nog geen app nodig? Er staat een gratis roostersjabloon voor Excel klaar dat één week voor vijftien mensen aankan en het rooster meteen toetst aan de Arbeidstijdenwet, zonder e-mailadres, net als de andere sjablonen hier. Hoe je een werkrooster stap voor stap opbouwt, van bezetting per dagdeel tot publiceren, staat bij rooster maken.

De fieldmanager die er elke dag mee werkt

“Ik plan mensen over meerdere locaties, en het rooster verandert altijd. Dat het bij iedereen tegelijk op de telefoon staat zodra ik het publiceer, scheelt me elke week een stapel telefoontjes.”

Manan Kumar, FieldmanagerITProposal B.V., Amsterdam