Verlofregistratie Excel-sjablonen: een verlofkaart en drie saldo's
Gratis te downloaden, geen e-mailadres nodig. Wettelijk, bovenwettelijk en ADV apart, met de vervaldatum bij het deel dat verloopt. Plus een eerlijk antwoord op de vraag waar een spreadsheet ophoudt.
Wat erin zit
- Drie saldo's naast elkaar: wettelijk, bovenwettelijk en ADV
- De wettelijke opbouw rekent zichzelf uit vanuit de contracturen per week
- Per medewerker opgebouwd, opgenomen en restant, per soort apart
- Een vervaldatum bij het wettelijke deel, want dat is het deel dat verloopt
- Ruimte voor 25 medewerkers en 300 opnameregels, met een toelichtingsblad
Vier bladen: medewerkers, opnames, saldo en een toelichting. Je vult alleen de gele cellen en het verlofjaar; de rest rekent zichzelf uit. Werkt in Excel, in LibreOffice en in Google Spreadsheets.
Verlofkaart Excel-sjabloon, voor de andere vraag
Het saldosjabloon hierboven zegt hoeveel er nog over is. Een verlofkaart beantwoordt de andere helft: wie er wanneer weg is, het hele jaar in één oogopslag. Dat is wat je nodig hebt voor de vakantieplanning: zien of er in week 31 nog iemand overblijft, niet weten hoeveel uur er op een saldo staat. Dat zijn twee vragen en daarom twee bestanden. Je hoeft niet te kiezen, ze staan er allebei.
Wat deze kaart anders doet dan elke andere: hij rekent zijn eigen jaar uit. Elke gratis verlofkaart die je vindt heet “2025” of “2026” en moet in januari worden vervangen. Hier staat in één cel het lopende jaar, en daar hangen de dagen, de weekenden en de feestdagen aan, die laatste berekend uit de paasdatum, met elke tussenstap zichtbaar op een eigen blad. Typ er een ander jaartal overheen en de hele kaart schuift mee.
- Een heel jaar naast elkaar, vijftien medewerkers, één letter per dag
- Het jaartal komt uit de datum van vandaag: overschrijf het en de kaart volgt
- Weekenden en feestdagen kleuren zichzelf, ook in een jaar dat nog moet komen
- De feestdagen worden berekend uit de paasdatum, niet per jaar ingetypt
- Per medewerker een telling van vakantie, adv, bijzonder verlof en ziek
De kaart telt in dagen en houdt geen saldo bij. Reken je in uren, of met wisselende contracturen, dan is het saldosjabloon hierboven het juiste bestand.
Waarom er drie saldo's in staan en geen één
Omdat ze op verschillende momenten vervallen. Wettelijke vakantie-uren verlopen een half jaar na het opbouwjaar, bovenwettelijke pas na vijf jaar, en ADV volgt de afspraken uit je cao. Een sjabloon met één kolom “verlofuren” kan die drie termijnen niet uit elkaar houden, en dan klopt het saldo precies tot het moment waarop iemand vraagt wat er nog staat.
- Wettelijk, bovenwettelijk en ADV als drie eigen tellers
- Een vervaldatum bij het deel dat daadwerkelijk vervalt
- Elke opname geboekt op de soort waar hij vandaan komt
Er staan geen bedragen in, met opzet
Een verlofsaldo is een stand in uren, geen loonberekening. Zodra er een uurtarief bij staat, gaat iemand er een uitbetaling uit aflezen die het bestand niet kan dragen: zonder vakantiegeld, zonder loonheffing, zonder het onderscheid tussen wat tijdens het dienstverband wél en niet uitbetaald mag worden. De uren staan er zuiver in.
- Alleen uren, geen tarief en geen totaalbedrag
- Wat een saldo waard is, bepaalt de salarisadministratie
- Zo blijft hetzelfde bestand bruikbaar in elke sector
Wanneer Excel hier prima volstaat
Langer dan iemand die software verkoopt graag toegeeft. Met een klein team, één beheerder van het bestand en een cao zonder uitzonderingen is dit gewoon een goed antwoord. Het is gratis, iedereen kan ermee overweg, en je hoeft niemand iets uit te leggen. Begin hier, en stap pas over als je een reden hebt.
- Een handvol medewerkers en één iemand die het bestand beheert
- Opnames die achteraf worden bijgeboekt, niet live aangevraagd
- Geen koppeling nodig met de planning of de salarisverwerking
En waar het gaat schuiven
Op het moment dat de medewerker zelf zijn saldo wil zien. Zolang het bestand bij de beheerder op de schijf staat, is elke vraag over een saldo een vraag aan die ene persoon, en elk antwoord een momentopname die niemand kan navertellen. Daar komt bij dat een aanvraag en een goedkeuring buiten het bestand omlopen, dus de stand klopt pas nadat iemand hem heeft overgetikt.
- Twee mensen in één bestand: welke versie is de laatste?
- Aanvragen en goedkeuren gebeurt ergens anders, per mail of app
- De medewerker ziet zijn eigen stand niet zonder het te vragen
De regels die dit sjabloon uit elkaar houdt
Het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof is de reden dat er drie kolommen staan waar de meeste sjablonen er één hebben. Wanneer welk deel vervalt staat apart uitgelegd, net als wat ADV precies is en wanneer een saldo uitbetaald mag worden. Weet je nog niet hoeveel er per jaar bij hoort te komen, dan staat de som op vakantiedagen berekenen.
Houd je ook de gewerkte uren in een bestand bij, dan is er een tweede sjabloon voor urenregistratie in Excel, dat rekent ook de rusttijd tussen twee diensten uit.
Wordt het bestand op een gegeven moment te krap, dan is de eerlijke vervolgvraag wat het alternatief kost: € 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw, zonder modules die je erbij koopt. De volledige prijzen staan op een eigen pagina. Dit sjabloon blijft er los van staan.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.