Werkbon voorbeeld: een sjabloon met reisuren apart
Gratis te downloaden, geen e-mailadres nodig. Meerdere monteurs op één bon, arbeidsuren en reisuren in aparte kolommen, en geen enkel bedrag, want de handtekening gaat over het werk, niet over de prijs.
Wat erin zit
- Bonnummer, datum, klant, locatie en opdracht bovenaan
- Twaalf urenregels, zodat meerdere monteurs op dezelfde bon passen
- Arbeidsuren en reisuren apart, en ze worden nergens opgeteld
- Acht materiaalregels met aantal en omschrijving, zonder prijs
- Een akkoordblok met naam, datum en ruimte voor een handtekening
Eén blad om in te vullen, één blad met uitleg. Je vult alleen de gele cellen; de uren rekenen zichzelf uit. Uit te printen of digitaal in te vullen, en het werkt in Excel, in LibreOffice en in Google Spreadsheets.
Waarom reisuren een eigen kolom hebben
Omdat het antwoord op 'telt de rit mee als werktijd' niet altijd hetzelfde is. Het hangt af van de cao en van waar de werkdag begint: rijden vanaf het bedrijf naar de klus wordt vaak anders behandeld dan rijden van huis naar de eerste klus. Een bon die alles op één urenveld gooit, maakt die vraag onbeantwoordbaar op het moment dat hij opkomt: bij het verwerken, als niemand meer weet hoeveel van die acht uur op de weg zat.
- Reistijd heen en terug apart, in minuten
- De reisuren worden apart opgeteld, nooit bij de arbeidsuren
- Zo blijft de vraag beantwoordbaar in plaats van al beslist
Er staan geen bedragen op, met opzet
Een werkbon legt vast wat er is gebeurd. Wat dat kost, is de factuur. Zodra er tarieven op de bon staan, tekent de klant op locatie voor een prijs, en moet de monteur een tariefkeuze maken die hij niet hoort te maken, zonder toeslagen, zonder contractafspraken, zonder de btw-kant. De handtekening onderaan bevestigt de uitvoering, niet het bedrag.
- Materiaal met aantal en omschrijving, geen prijs per stuk
- Uren zonder tarief, zodat de bon in elke sector bruikbaar blijft
- De handtekening gaat over het werk, niet over een bedrag
Storingsdiensten die na middernacht eindigen
Die vul je gewoon in. Een dienst van 22:00 tot 02:30 met een half uur pauze wordt vier uur, en niet min negentien en een half. Het sjabloon ziet dat de eindtijd vóór de begintijd ligt en telt er een dag bij op. Dat klinkt vanzelfsprekend en is het niet: het is de meest voorkomende rekenfout in een zelfgebouwd urenveld.
- 22:00 tot 02:30 met 30 minuten pauze: 4 uur
- Een klus die precies om middernacht eindigt, telt volledig mee
- Pauze gaat er in minuten af, zoals hij ook in het rooster staat
Een werkbon maken: wat erop hoort
Wat een werkbon in de praktijk moet kunnen, is een half jaar later nog uitleggen wat er is gedaan, door wie, hoe lang en met welk materiaal. Daar volgt de indeling uit: klant, locatie en opdracht staan bovenaan en niet als opmerking achteraan, en de uren staan per persoon in plaats van als één totaal, want “vier man, achttien uur” is precies de regel die later niet meer uit te leggen valt.
- Klant en locatie, anders is de bon later niet terug te vinden
- Wie er is geweest en hoe lang, per persoon
- Wat er is gedaan, in gewone zinnen en niet in afkortingen
Waar de uren op deze bon naartoe gaan
Een werkbon staat aan het begin van een keten die verderop weer bij de uren uitkomt. Of de reisuren erbij horen, staat uitgelegd bij reistijd en werktijd. Wat een monteur maandelijks bij elkaar draait, past beter in het urenstaat-sjabloon dan in een stapel bonnen, en wie er volgende week waar wordt verwacht, staat in het werkrooster-sjabloon. Allebei gratis en zonder formulier, net als de bon hierboven.
Werkt een ploeg op locatie, dan is de vraag eronder meestal dezelfde: hoe komen de uren van de bus naar kantoor. Daar gaat urenregistratie in de bouw over, en de rekenhulp bij uren berekenen doet de losse som van één dienst.
Wanneer een bon op papier gaat schuiven
Op het moment dat hij in de bus blijft liggen. Een getekende bon die pas drie weken later op kantoor komt, is drie weken niet gefactureerd, en de uren erop zijn tegen die tijd niet meer na te vragen. Dat is geen probleem van het formulier maar van de overdracht eromheen, en het is waar een digitale werkbon iets oplost wat een sjabloon niet kan.
Wat dat kost is geen geheim: € 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw, met de werkbonnen in hetzelfde pakket als het rooster en de urenregistratie. De volledige prijzen staan apart. Het sjabloon hierboven kost niets en blijft niets kosten.
Er bestaat geen wettelijk voorgeschreven model voor een werkbon, en dit sjabloon is er dan ook geen. Het is één invulling van wat hierboven staat; een opdrachtgever of je eigen administratie kan er meer op willen hebben.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.