Een monteur in donkere werkkleding tilt bij schemer een gereedschapskoffer uit de zijdeur van een wit busje in een woonstraat

Digitale werkbon: het werkbriefje ingevuld op locatie, niet overgetikt op kantoor

Een werkbon-app die in dezelfde app zit als het rooster, het inklokken en de urenstaten. Eén inlog voor de monteur, en geen papieren bon die eerst nog terug moet komen.

Start 14 dagen gratis Plan een demo

14 dagen gratis, zonder creditcard
€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw
Alle functies inbegrepen
iOS, Android en web

Wat is een digitale werkbon, en wat is een werkbon-app?

Een werkbon legt vast welk werk er op welke locatie is gedaan, door wie en hoe lang: het bewijsstuk tussen de opdracht en de factuur. Een digitale werkbon is dezelfde bon, alleen niet op papier: hij wordt op de plek zelf ingevuld en staat daarna meteen in het systeem. Een werkbon-app is het stuk gereedschap waarmee dat gebeurt, op de telefoon die de monteur toch al bij zich heeft. Er bestaat geen voorgeschreven model voor een werkbon; wat erop hoort, staat hieronder, en wie er eerst een op papier of in Excel wil, vindt een gratis sjabloon op de voorbeeldpagina.

De bon is het bewijsstuk tussen de opdracht en de factuur
Digitaal betekent: ingevuld op locatie, niet overgetikt op kantoor
Geen wettelijk model, wel een aantal velden die je later mist

Heet het bij jullie een werkbriefje?

Dan bedoel je waarschijnlijk hetzelfde papiertje. In de installatie, de bouw en de techniek is het werkbriefje de papieren voorganger van de werkbon: de monteur schrijft op wat hij heeft gedaan en hoe lang, de klant tekent, en het briefje gaat mee terug naar kantoor. Alles op deze pagina gaat daarover. Let wel op dat het woord ook voor iets anders wordt gebruikt: in uitzendwerk en bij waarneming in de zorg is een werkbriefje een urenverklaring: geen verslag van uitgevoerd werk, maar een opgave van gewerkte uren die de opdrachtgever aftekent. Dat is een andere vraag, en die begint bij de urenregistratie.

In de bouw en techniek: hetzelfde als een werkbon, op papier
In uitzendwerk en waarneming: een urenverklaring, geen werkverslag
Zoek je het tweede, dan begin je bij de urenstaat en niet bij de bon

Ingevuld waar het werk gebeurt

Een werkbon die op locatie wordt ingevuld, is af als de monteur wegrijdt. Een papieren bon is dat pas als iemand hem terugbrengt, iemand anders hem kan lezen en een derde de uren overtikt. Daar zit geen technisch probleem in, maar wel drie momenten waarop het misgaat.

Op de telefoon van de monteur, niet op kantoor
Geen bonnen die in een busje of in een jaszak blijven liggen
Wat er staat, staat er meteen, niet pas na het overtikken

In dezelfde app als het rooster en de uren

Celtucom is één app voor het hele veldteam: het rooster, het inklokken, de urenstaten, taken en formulieren, en de werkbon is er daar één van. Voor de medewerker betekent dat één inlog en één plek; voor de beheerder dat de uren en het uitgevoerde werk niet in twee losse systemen belanden die elkaar tegenspreken.

iOS, Android en web, met dezelfde gegevens
Medewerkers klokken in vanaf hun eigen dienst in het rooster
Eén pakket met alle functies, geen aparte werkbonmodule

Wat er in de app op zo'n bon staat

De werkbon is een systeemsjabloon in de formulierenmodule, geen aparte module, en dat betekent ook dat de velden aan te passen zijn. Standaard vraagt hij de datum, de klant, de locatie, wat er is uitgevoerd, welke materialen eraan op zijn gegaan en hoeveel uur het kostte, met ruimte voor foto's. Hij sluit af met de naam van wie tekent en de handtekening zelf; locatie en handtekening staan verplicht. Zonder bereik vullen kan ook: de bon wacht op het toestel en gaat vanzelf weg zodra er weer verbinding is, ook als de monteur intussen een ander scherm heeft geopend. Van een ingevulde bon maakt de beheerder een PDF met het logo van de organisatie. Die download je zelf; er gaat niets automatisch naar de klant toe.

Locatie en handtekening zijn verplichte velden, de rest is aan te passen
Materiaalregels en foto's horen bij het sjabloon
Zonder bereik ingevuld, verzonden zodra er weer verbinding is
Een PDF om zelf te downloaden, geen mail die automatisch de deur uit gaat

Een werkbon is geen factuur

Dat onderscheid is belangrijk genoeg om hier te maken. Een werkbon legt vast wát er is gedaan en hoeveel tijd het kostte; factureren doe je in je boekhoud- of ERP-pakket. Zoek je specifiek de werkbonfunctie van het pakket dat je al hebt (SnelStart, Exact, AFAS), dan is dat een andere vraag dan deze pagina beantwoordt.

Vastleggen wat er is gedaan, niet het versturen van een factuur
De uren voor de loonverwerking komen uit het inklokken, niet uit de bon
Facturatie blijft in het pakket dat je daarvoor gebruikt

Wat er doorgaans op een werkbon staat. Er is geen wettelijk voorgeschreven model; dit is gangbare praktijk, geen eis.
Onderdeel	Waarom het erop hoort
Klant en locatie	Zonder adres is een bon achteraf niet terug te vinden
Datum en begin- en eindtijd	De basis voor zowel de facturatie als de urenverantwoording
Wat er is uitgevoerd	In gewone taal, zodat een ander het over een jaar nog snapt
Gebruikte materialen	Het deel dat het vaakst wordt vergeten en het meest kost
Bijzonderheden of vervolgwerk	De aanleiding voor de volgende opdracht staat hier of nergens
Akkoord van de klant	Achteraf discussiëren over wat er is gedaan, begint hier

Waar papieren bonnen geld kosten

Niet bij het invullen, maar erna. Een bon die een week later boven water komt, is een week later gefactureerd. Een bon met onleesbaar handschrift wordt nagebeld. En uren die twee keer worden overgetikt (één keer voor de klant, één keer voor de urenstaat) wijken vroeg of laat van elkaar af. Dan is de vraag niet meer wat er is gewerkt, maar welk lijstje klopt.

Datzelfde uur staat ook aan het begin van het rooster en aan het eind bij de overuren en de toeslagen. Eén registratie die alle drie bedient, scheelt twee keer overtikken. Hoe dat er op een bouwplaats uitziet (inklokken per project, en doorwerken als er geen bereik is), staat op de pagina over urenregistratie in de bouw.

Nog geen app nodig? Er staat een gratis werkbon-sjabloon klaar met arbeidsuren en reisuren in aparte kolommen en ruimte voor meerdere monteurs, zonder e-mailadres, net als de andere sjablonen hier. Wil je naast de bon ook checklists en meldingen in de app, kijk dan bij digitale formulieren.

En zoek je het werkbriefje in de tweede betekenis (een urenverklaring van een uitzendkracht of een waarnemer, die de opdrachtgever aftekent), dan is dat geen bon maar een urenstaat. Daarvoor staat er een gratis urenstaat in Excel klaar, of je doet het in een urenregistratie-app waarin de medewerker zijn eigen uren doorgeeft.

Wat het kost

€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw. Werkbonnen zitten in hetzelfde pakket als het rooster, de urenregistratie en de koppelingen: er is geen aparte module die je erbij koopt. Een jaar vooruit betalen komt neer op € 5,96 per gebruiker per maand.

Bekijk de prijzen