Een administrateur zit aan een bureau met twee schermen vol gekleurde rijen en kolommen en loopt de uren na

Urenregistratie-software die eindigt in je salarispakket

Kloktijden worden urenstaten, urenstaten worden een goedgekeurde periode, en die periode gaat via een echte koppeling naar het salarispakket dat je al gebruikt, waar dat pakket een periode aanneemt. Niet alle vijf doen dat, en de koppelingenpagina zegt welke. Tijdregistratie software die niet ophoudt bij een export.

Start 14 dagen gratis Plan een demo

14 dagen gratis, zonder creditcard
€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw
Alle functies inbegrepen
iOS, Android en web

Het persoonlijke dashboard in de browser: de volgende dienst op het kantoor in Amsterdam met een knop om in te klokken, de uren van de afgelopen week, aankondigingen, een overzicht en het verlofsaldo

Van kloktijd naar urenstaat, zonder tussenstap

Wat medewerkers inklokken, verschijnt live in de urenstaat. Beheerders zien wie er nu werkt, corrigeren waar nodig, en vergrendelen een dag zodra die klopt. Wat vergrendelen precies betekent, staat verderop.

Live aanwezigheid en bewerkbare tijdregels
Dagvergrendeling na goedkeuring
Goedkeuringen per team of locatie

Rechtstreeks naar de salarisadministratie

Een goedgekeurde periode gaat via een echte API-koppeling naar Nmbrs (Visma), AFAS Profit, Loket.nl en employes.nl. Verbinding testen, medewerkers ophalen, periode wegschrijven. Geen CSV die je downloadt, rondmailt en overtikt. Met Exact Online loopt de koppeling wel, maar neemt het pakket geen uren terug: die loon-API is alleen-lezen.

Vijf werkende koppelingen, geen export vermomd als koppeling
Medewerkers worden opgehaald uit het salarispakket
Ook een export blijft beschikbaar: Excel, PDF of CSV

Rapportage die je zonder spreadsheet kunt lezen

Aanwezigheid, bezetting en verlofsaldi staan in één overzicht, met geplande rapporten die vanzelf binnenkomen. Draait je organisatie op meerdere locaties of in meerdere tijdzones, dan blijven de cijfers per vestiging apart te lezen.

Aanwezigheids-, bezettings- en verlofinzichten
Geplande rapporten, automatisch bezorgd
Meerdere locaties en tijdzones naast elkaar

Wat er vóór de urenstaat gebeurt

Nog in een spreadsheet? Dat is geen schande, en voor een klein team vaak gewoon het goede antwoord. Er staat een gratis urenstaat-sjabloon klaar dat ook de rusttijd tussen diensten uitrekent, zonder e-mailadres, ook als je hier verder niets afneemt. Wat er op een urenstaat hoort, staat apart uitgelegd.

De uren komen niet uit een formulier maar uit de urenregistratie-app: medewerkers klokken in op hun telefoon, ook zonder bereik. Staat er een rooster onder, dan klokken ze in vanaf hun eigen dienst. Opgenomen verlofuren lopen langs dezelfde weg mee de periode in, met het saldo per regeling ernaast en de termijn waarop het wettelijke deel vervalt apart uitgelegd. Uren boven de contracturen komen daar als overuren uit, met de cao als scheidsrechter over wat ermee gebeurt. Werkt het team op locatie, dan legt de digitale werkbon daarnaast vast wát er in die uren is gedaan. Al die stappen bij elkaar (plannen, registreren, goedkeuren, afrekenen) vormen de keten die workforce management heet.

Wat er ná het inklokken gebeurt

Uren vastleggen is het makkelijke deel; elke app kan dat. Het verschil zit in de vier dingen die daarna komen, en dat is ook precies waar een spreadsheet begint te schuiven.

Corrigeren zonder het spoor uit te wissen

Iemand vergeet uit te klokken, of klokt in op de verkeerde locatie. Dat gebeurt, en het moet recht te zetten zijn. Wat níet moet gebeuren is dat de correctie de oorspronkelijke regel vervangt alsof er niets was: wie wat wanneer heeft aangepast, hoort zichtbaar te blijven.

Goedkeuren door iemand die het kan beoordelen

Een urenstaat wordt goedgekeurd door de leidinggevende van dat team, niet door wie toevallig het scherm openheeft. Rechten zijn hier geen administratief detail maar de reden dat de goedkeuring iets betekent, en ze gelden tot in de database.

Vergrendelen zodat de periode stopt met bewegen

Zodra een dag of een periode klopt, gaat hij op slot. Daarna verandert er niets meer met terugwerkende kracht, en dat is de voorwaarde om hem naar de salarisadministratie te kunnen sturen. Een periode die nog kan schuiven, is geen periode.

Aantonen, niet alleen bijhouden

Op de werkgever rust een registratieplicht voor arbeids- en rusttijden. Dat is een zwaardere eis dan “we houden het bij”: het gaat erom dat je achteraf kunt laten zien wat er is gewerkt, inclusief wat er later nog is aangepast.

Waar dit níet voor is

Zoek je op deze term, dan krijg je twee soorten pakketten door elkaar. De ene registreert uren om ze te kunnen factureren: per project, per klant, met een factuur aan het eind. De andere registreert uren om ze te kunnen uitbetalen: per dienst, per medewerker, met een loonstrook aan het eind.

Celtucom is het tweede. Er zit geen facturatie in en geen boekhouding; wat erin zit is de weg naar de salarisadministratie. Werk je met een team op uurbasis, dan is dat precies wat je nodig hebt. Factureer je uren aan klanten, dan is een pakket met facturatie erin een beter antwoord, ook al staat het op dezelfde zoekresultatenpagina.

Wat er wél is, is de helft die het meeste werk kost: de uren per klant, per maand, als Excel-bestand met een samenvatting en een detailblad erin, en met dezelfde netto rekenregel als de urenstaten zelf. Bedragen staan er niet in. Je factuur maak je dus elders, maar de uren waarop hij rust hoef je niet bij elkaar te zoeken.

Twijfel je nog tussen papier, Excel, een prikklok of een app, dan zet tijdregistratie de vier methoden naast elkaar. Zoek je vooral het mobiele inklokken, of eerst een gratis begin met een sjabloon, dan staan die vragen daar beantwoord. En wie dit afweegt tegen het kastje dat er nu aan de muur hangt, vindt bij prikklok wat een kaartklok wel en niet vastlegt.

Wat het kost

€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw. Eén pakket met alle functies: er is geen duurdere variant waarin de urenstaten of de koppelingen pas vrijkomen. Een jaar vooruit betalen komt neer op € 5,96 per gebruiker per maand.

Bekijk de prijzen