Tijdregistratie: welke methode past bij je team?
Tijdregistratie is vastleggen wanneer er gewerkt is: begin, einde, pauzes en overuren. Er zijn vier gangbare manieren om dat te doen, en welke werkt, hangt af van waar je team werkt en hoeveel mensen het zijn.
- 14 dagen gratis, zonder creditcard
- € 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw
- Alle functies inbegrepen
- iOS, Android en web
1. Op papier of een weekstaat
Iedereen schrijft aan het eind van de dag of de week op hoe laat hij begon en stopte. Het kost niets en iedereen snapt het, maar het is achteraf invullen uit het geheugen, en elk briefje moet later nog worden overgetikt voor de verloning.
- Geen kosten, geen uitleg nodig
- Ingevuld achteraf, uit het geheugen
- Dubbel werk bij de salarisadministratie
2. In een spreadsheet
Een gedeelde spreadsheet rekent de uren zelf op en is makkelijk te exporteren. Zolang één persoon hem bijhoudt werkt dat goed. Met meer mensen ontstaan er versies naast elkaar, en een cel die iemand per ongeluk overschrijft, valt pas op bij de loonstrook.
- Rekent totalen zelf uit
- Geschikt voor een klein team
- Kwetsbaar bij meerdere invullers
3. Met een prikklok bij de ingang
Een vaste terminal of tablet bij de ingang legt het moment van binnenkomen en vertrekken vast. Dat is nauwkeurig voor wie op één plek werkt. Voor mensen die op locatie, onderweg of op meerdere adressen werken, staat de klok op de verkeerde plek.
- Tijd vastgelegd op het moment zelf
- Goed voor één vaste werkplek
- Lastig bij werk op locatie
4. In een app op de telefoon
Medewerkers klokken in en uit vanaf hun eigen telefoon, met de functie en de locatie erbij. Geofencing controleert dat het op de juiste plek gebeurt, en zonder bereik wordt de klokactie bewaard tot er weer verbinding is. De uren komen meteen in een urenstaat die de beheerder kan nalopen en goedkeuren.
- In- en uitklokken met één tik
- Geofencing en GPS voor de kloklocatie
- Werkt offline, synchroniseert later
Wat je in elk geval vastlegt
Welke methode je ook kiest: leg per dienst het begin, het einde en de pauzes vast, en houd overuren apart. Wat de wet over het bijhouden van werktijden vraagt, staat bij de Arbeidstijdenwet, en met de rekenhulp uren berekenen tel je een dienst snel na.
Begin je met een spreadsheet, dan staat er een gratis urenregistratie in Excel klaar. Werkt je team op één plek, kijk dan bij de prikklok; werkt het op locatie, dan past een urenregistratie-app beter. Gaat het je vooral om wie er op een moment aanwezig is, lees dan verder bij aanwezigheidsregistratie.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.