Zeiterfassung: Welche Methode passt zu Ihrem Team?
Zeiterfassung heißt festzuhalten, wann gearbeitet wurde: Beginn, Ende, Pausen und Überstunden. Es gibt vier gängige Wege, und welcher funktioniert, hängt davon ab, wo Ihr Team arbeitet und wie viele Personen es sind.
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1. Auf Papier oder im Wochenzettel
Alle schreiben am Ende des Tages oder der Woche auf, wann sie angefangen und aufgehört haben. Das kostet nichts und jeder versteht es, aber es wird im Nachhinein aus dem Gedächtnis ausgefüllt, und jeder Zettel muss später für die Lohnabrechnung noch abgetippt werden.
- Keine Kosten, keine Einweisung nötig
- Nachträglich aus dem Gedächtnis ausgefüllt
- Doppelte Arbeit in der Lohnbuchhaltung
2. In einer Excel-Tabelle
Eine gemeinsame Tabelle rechnet die Stunden selbst zusammen und lässt sich leicht exportieren. Solange eine Person sie pflegt, funktioniert das gut. Bei mehreren Beteiligten entstehen Versionen nebeneinander, und eine versehentlich überschriebene Zelle fällt erst bei der Abrechnung auf.
- Rechnet Summen selbst aus
- Geeignet für ein kleines Team
- Anfällig bei mehreren Beteiligten
3. Mit einer Stempeluhr am Eingang
Ein fest montiertes Terminal oder Tablet am Eingang hält fest, wann jemand kommt und geht. Das ist genau für alle, die an einem einzigen Ort arbeiten. Wer beim Kunden, unterwegs oder an mehreren Adressen arbeitet, hat die Uhr am falschen Ort.
- Zeit wird im Moment selbst erfasst
- Gut für einen festen Arbeitsplatz
- Schwierig bei Arbeit vor Ort
4. In einer App auf dem Handy
Mitarbeitende stempeln auf dem eigenen Handy ein und aus, mit Rolle und Standort. Geofencing prüft, ob das am richtigen Ort passiert, und ohne Empfang wird die Stempelung gespeichert, bis wieder eine Verbindung besteht. Die Stunden landen sofort in einem Stundenzettel, den die Führungskraft prüfen und genehmigen kann.
- Ein- und Ausstempeln mit einem Tippen
- Geofencing und GPS für den Stempelort
- Funktioniert offline, synchronisiert später
Wenn Sie sich entschieden haben
Eine feste Uhr am Eingang beschreibt die Stempeluhr-App, das Einstempeln vor Ort die mobile Zeiterfassung. Wie aus den Stempelungen ein Stundenzettel wird, steht in der Stundenzettel-App, und wer sehen möchte, wer gerade da ist, liest die Anwesenheitserfassung. Zum Nachrechnen helfen Stunden addieren und Minuten in Stunden umrechnen.
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