Strategische Personalplanung: die richtigen Leute in drei Jahren
Strategische Personalplanung schaut Jahre voraus: Welche Menschen und Fähigkeiten braucht die Organisation später, und was tun Sie heute, um dorthin zu kommen? So gehen Sie es an, in vier Schritten.
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1. Erfassen, was Sie heute haben
Beginnen Sie bei der aktuellen Besetzung: wie viele Personen, in welchen Funktionen, mit welchem Vertrag und welchen Fähigkeiten. Schauen Sie auch unter die Oberfläche: Wer geht in den nächsten Jahren in Rente, wo ist die Fluktuation hoch, und welches Wissen steckt nur in einem Kopf?
- Anzahl pro Funktion und Abteilung
- Vertragsformen und Vertragsstunden
- Verwundbare Stellen: Wissen, das bei einer Person liegt
2. Bestimmen, was Sie in einigen Jahren brauchen
Übersetzen Sie den Kurs der Organisation in Menschen. Wachsen Sie, eröffnen Sie einen neuen Standort, automatisieren Sie einen Teil der Arbeit oder verändert sich Ihr Markt? Jede dieser Entwicklungen verändert, wie viele Personen Sie brauchen und mit welchen Fähigkeiten.
- Die Strategie als Ausgangspunkt, nicht die heutige Besetzung
- Szenarien nebeneinander: Wachstum, Schrumpfung, Veränderung
- Neue Funktionen, die es heute noch nicht gibt
3. Die Lücke zwischen heute und morgen finden
Legen Sie den künftigen Bedarf neben die heutige Besetzung. Wo haben Sie später zu wenige Leute, wo zu viele, und welche Fähigkeiten fehlen? Diese Lücke ist das eigentliche Ergebnis strategischer Personalplanung, denn sie zeigt, wo Sie eingreifen müssen, bevor es zum Problem wird.
- Quantitativ: zu viele oder zu wenige Personen
- Qualitativ: falsche oder fehlende Fähigkeiten
- Pro Funktion und pro Zeitraum
4. Maßnahmen wählen und nachhalten
Die Lücke schließen Sie durch Einstellen, Weiterbilden, interne Wechsel, andere Vertragsformen oder eine andere Organisation der Arbeit. Machen Sie pro Maßnahme jemanden verantwortlich und prüfen Sie mindestens jährlich, ob die Pläne noch zu dem passen, was tatsächlich geschieht. Ein Personalplan, der in der Schublade verschwindet, ist nach einem Jahr überholt.
- Einstellen, weiterbilden oder intern wechseln
- Eine verantwortliche Person pro Maßnahme
- Jedes Jahr zurückblicken auf das, was tatsächlich geschah
Strategisch und operativ planen
Strategische Personalplanung geht über Jahre und über die Frage, welche Menschen Sie brauchen. Die operative Planung geht über Tage und Wochen: Wer steht nächste Woche in welcher Schicht? Beides braucht einander, denn ein strategischer Plan, der nicht berücksichtigt, wie die Arbeit heute tatsächlich läuft, bleibt Papier. Celtucom ist Werkzeug für den operativen Teil: Dienstpläne, Zeiterfassung und Urlaub. Einen Stellenplan erstellt es nicht, liefert aber Berichte über Anwesenheit, Besetzung und Urlaub, also genau die Wirklichkeit, die Schritt 1 verlangt. Mehr dazu bei der Personaleinsatzplanung-Software, und das größere Bild von Planung bis Kommunikation in einem System steht bei Workforce Management.
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