Urenregistratie Excel-sjabloon dat ook de rusttijd bijhoudt
Een ingevuld voorbeeld dat je meteen kunt gebruiken: gratis te downloaden, geen e-mailadres nodig. Plus een eerlijk antwoord op de vraag eronder: wanneer een spreadsheet prima werkt, en waar hij begint te schuiven.
Wat erin zit
- Datums, dagnamen en weeknummers vullen zichzelf zodra je één datum invult
- Gewerkte uren per dag, inclusief diensten die na middernacht eindigen
- Rusttijd tussen twee diensten: die rekent vrijwel geen enkel sjabloon uit
- Totalen per week en per maand, en per soort: gewerkt, verlof, ziek, ADV
- Een toelichtingsblad dat ook zegt wat het sjabloon níet doet
Eén blad om in te vullen, één blad met uitleg. Je vult alleen de gele cellen; de rest rekent zichzelf uit. Werkt in Excel, in LibreOffice en in Google Spreadsheets.
Voor wie dit voorbeeld wél en niet is
Het is een urenstaat voor personeel: een werkgever die van zijn mensen bijhoudt wat er is gewerkt en hoeveel rust ertussen zat. Zoek je een urenlijst om je eigen uren aan de Belastingdienst aan te tonen (het urencriterium voor zelfstandigen), dan is dit het verkeerde bestand. Die lijst moet andere dingen laten zien, en wij doen geen uitspraken over wat de fiscus van jouw administratie verlangt. Dat staat hier liever meteen dan onderaan een download.
- Voor werkgevers die uren van medewerkers vastleggen
- Niet bedoeld voor het urencriterium van zelfstandigen
- Geen fiscale uitspraken: het rekent uren, geen aftrekposten
Waarom er een kolom rusttijd in zit
Omdat de helft van de verplichting daarover gaat. De Arbeidstijdenwet vraagt een deugdelijke registratie van arbeids- én rusttijden (art. 4:3 Arbeidstijdenwet), terwijl vrijwel elk gratis urenstaat-sjabloon alleen de gewerkte uren optelt. Dit sjabloon rekent uit hoeveel uur er zat tussen het einde van de vorige dienst en het begin van de volgende, ook over middernacht heen.
- Arbeids- én rusttijden, niet alleen gewerkte uren
- Berekend over de datumgrens heen, dus ook na een nachtdienst
- Ter signalering: het sjabloon toetst niet aan de wettelijke grenzen
Er staan geen bedragen in, met opzet
Een urenstaat is een registratie van tijd, geen loonberekening. Zodra er een uurtarief bij staat, wordt het een factuurregel en gaat iemand er conclusies aan verbinden die het bestand niet kan dragen: zonder toeslagen, zonder cao, zonder de fiscale kant. De uren staan er zuiver in; wat ze waard zijn, bepaalt de salarisadministratie.
- Alleen uren, geen tarief en geen totaalbedrag
- Toeslagen en cao-regels horen in de salarisverwerking
- Zo blijft hetzelfde bestand bruikbaar in elke sector
Wanneer Excel prima werkt
Langer dan mensen in de software-verkoop graag toegeven. Met een handvol medewerkers, één soort verlof en één iemand die het bestand beheert, is een urenstaat als deze gewoon een goed antwoord. Het is gratis, iedereen kan ermee overweg en je hoeft niemand iets uit te leggen. Begin hier, en stap pas over als je een reden hebt.
- Een klein team en één beheerder van het bestand
- Eén soort verlof, zonder saldo's die uit elkaar gaan lopen
- Geen koppeling nodig met planning of salarisverwerking
En waar het gaat schuiven
Op drie punten, en meestal alle drie tegelijk. Zodra meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand zitten, is de vraag niet meer of het klopt maar welke versie de laatste is. Zodra er verlofsaldo's naast elkaar lopen met elk hun eigen vervalregels, wordt handmatig bijhouden foutgevoelig. En zodra de uren ook naar het salarispakket moeten, is overtypen het zwakste punt van de hele keten.
- Twee mensen in één bestand: welke versie is de laatste?
- Meerdere verlofsaldo's met elk hun eigen regels
- Uren die overgetypt moeten worden naar de salarisverwerking
Wat het sjabloon niet kan
Het toetst niet of je binnen de grenzen van de Arbeidstijdenwet blijft, het houdt geen verlofsaldo bij en het weet niets van je cao, dus ook niet van onregelmatigheidstoeslag of van overuren. Het legt vast wat er is gewerkt en gerust. Meer niet, en dat is precies wat een urenstaat hoort te doen.
Die toets aan de wet zit wél in het werkrooster-sjabloon, en dat is geen toeval: een rooster maak je vooruit, en dan is het nog aan te passen. Een urenstaat kijkt terug, en dan is de dienst al gedraaid.
Eén ding dat bij het bouwen van dit sjabloon boven kwam: het weeknummer boven een maand kan rond de jaarwisseling één afwijken van wat je agenda toont. Waarom dat zo is, en welke week wanneer loopt, staat bij de weeknummers.
Er is ook een grens, en die raakt juist dit bestand: het rekent de rust tussen twee diensten uit, en dat doet het met kloktijden: het begin van de volgende dienst min het einde van de vorige. In de nacht dat de klok wordt verzet klopt dat niet: die ene nacht duurt 23 of 25 uur, dus zowel de gewerkte uren als de rust erna komen er een uur naast te zitten. Corrigeer die twee regels met de hand; een sjabloon dat wist welke nacht het was, zou een tijdzonebibliotheek in een spreadsheet zijn.
Loop je tegen de grenzen hierboven aan, dan doet Celtucom hetzelfde zonder bestand: medewerkers kloppen hun uren in de app, planning en urenregistratie staan naast elkaar, en goedgekeurde uren gaan mee naar Nmbrs (Visma), AFAS Profit, Loket.nl en employes.nl. Dat kost € 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw, met alles erin; de prijzen staan er volledig, inclusief wat een jaar vooruit betalen scheelt. Maar begin gerust met het bestand. Het is van jou, ook als je nooit iets afneemt.
Gaat het maar om één dienst die je even wilt narekenen, dan hoef je niets te downloaden: uren berekenen doet dezelfde som in je browser, inclusief diensten die na middernacht eindigen. En staat er in je urenstaat een aantal minuten in plaats van een begin- en eindtijd, dan zet minuten naar uren omrekenen dat om naar het kommagetal waar het sjabloon mee rekent.
Houd je ook verlof bij in een spreadsheet, dan staat er een verlofsaldo-sjabloon naast dit bestand, met wettelijk verlof, bovenwettelijk verlof en ADV als drie aparte saldo's. Ook gratis en zonder formulier.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.