Werkrooster Excel-sjabloon dat ook aan de wet toetst
Een voorbeeldrooster dat je meteen kunt invullen: gratis te downloaden, geen e-mailadres nodig. Eén week, vijftien medewerkers, en een tweede blad dat zegt waar het rooster tegen de Arbeidstijdenwet aan loopt, voordat het gedraaid is.
Wat erin zit
- Eén week, vijftien medewerkers, per dag begin, einde en pauze
- De datums boven de dagen vullen zichzelf zodra je de maandag invult
- Uren per dag en per week, inclusief diensten die na middernacht eindigen
- Een tweede blad dat op vier punten toetst aan de Arbeidstijdenwet
- De tussenstappen staan erbij, zodat je elke signalering kunt narekenen
Eén blad om in te vullen, één blad dat toetst, één blad met uitleg. Je vult alleen de gele cellen; de rest rekent zichzelf uit. Werkt in Excel, in LibreOffice en in Google Spreadsheets.
Wat het tweede blad doet
Het leest het rooster en zegt per medewerker waar het tegen een grens aanloopt: duurt een dienst langer dan twaalf uur, komt de week boven de zestig uur uit, zakt de rust tussen twee diensten onder de elf uur, en zit er ergens in de week zesendertig uur aaneengesloten rust. Dat zijn vier vragen die je bij het maken van een rooster wilt beantwoorden, niet achteraf bij de controle.
- Vier toetsen per medewerker, in vier aparte kolommen
- Leeg betekent: niet te bepalen uit dit rooster, niet 'in orde'
- Signalering, geen goedkeuring; de grenzen hieronder staan erbij
Waarom rust drie uitkomsten heeft en geen twee
Omdat de wet er zelf twee getallen voor kent. Per etmaal hoort er elf uur aaneengesloten rust te zijn, maar eens per zeven dagen mag dat worden ingekort tot acht uur. Een rust van negen uur is dus niet meteen fout, maar hij is wel meteen de enige die je die week nog hebt. Het blad zegt daarom 'ok', 'mag 1x per week' of 'te kort', want die drie betekenen alle drie iets anders.
- Vanaf elf uur: ok
- Tussen acht en elf: mag, maar één keer per zeven dagen
- Onder de acht uur: hoe dan ook te kort
Nachtdiensten tellen over de datumgrens heen door
Daar gaat het in een roostersjabloon het vaakst mis. Een dienst van 22:00 tot 06:00 is acht uur, maar wie de eindtijd min de begintijd doet, komt op min zestien uit, en de rust die erna komt, wordt dan net zo verkeerd berekend. Dit sjabloon rekent per dienst met dagnummer plus tijdstip, dus een dienst die donderdag begint en vrijdag eindigt, telt gewoon door.
- 22:00 tot 06:00 met 30 minuten pauze: 7,5 uur
- De rust erna wordt geteld vanaf vrijdagochtend, niet vanaf donderdag
- Ook een dienst die precies om middernacht eindigt, telt volledig mee
Een werkrooster maken, in de volgorde die werkt
Begin bij de bezetting en niet bij de mensen: hoeveel handen heb je per dag en per dienst nodig, en welke uren moeten gedekt zijn. Zet die vraag boven de week. Vul daarna in wie beschikbaar is, en pas als laatste wie waar staat. Wie andersom begint, schuift de rest van de week achter zich aan. Zet het rooster vervolgens door het tweede blad voordat je het rondstuurt, want een dienst terugdraaien nadat iemand hem heeft ingepland kost meer dan hem meteen goed zetten.
- Eerst de benodigde bezetting per dag, dan pas de namen
- Beschikbaarheid en verlof ervoor, niet erna
- Toetsen vóór het rondsturen, niet na de eerste klacht
Werkrooster voorbeeld: wat erin hoort te staan
Een rooster dat alleen namen en dagen bevat, is een lijst. Wat het bruikbaar maakt zijn de vier velden die er meestal niet in staan: begintijd, eindtijd, pauze en de functie of locatie waarop iemand staat. Zonder pauze klopt het weektotaal niet; zonder functie weet je wel wie er is maar niet of de juiste combinatie op de vloer staat. Dit sjabloon heeft ze alle vier, en de datums boven de dagen vullen zichzelf zodra je de maandag invult.
- Begintijd, eindtijd, pauze en functie per dienst
- De datums volgen uit de maandag, dus ze kloppen ook volgende maand
- Vijftien medewerkers per week, met een weektotaal per persoon
Wat het niet ziet, en dat staat er ook in
Het kijkt naar één week, en naar de standaardnormen voor volwassen werknemers. Het gemiddelde van achtenveertig uur over zestien weken loopt over meerdere roosters heen en is dus onzichtbaar op dit blad. Nachtdiensten kennen strengere grenzen, voor jongeren onder de achttien gelden andere regels, en een cao mag altijd strenger zijn dan de wet. Een rij met overal 'ok' betekent: geen van de vier dingen die dit blad kan zien, gaat mis.
- Het gemiddelde over zestien weken past niet in één weekblad
- Nachtdiensten en jongeren hebben hun eigen, strengere normen
- Een cao kan meer eisen dan de wet, en gaat dan voor
Een maandrooster maken, of toch vier weken
Een rooster maken in Excel begint bijna altijd met de vraag hoe lang het blad moet zijn. Dit sjabloon is er een van een week, en dat is geen beperking maar de maat waarin de wet rekent: de weekgrens van zestig uur en de zesendertig uur aaneengesloten rust gelden per zeven dagen, dus de toets hoort bij een week en niet bij een maand. Wil je een maandrooster maken, neem dan per week een kopie van het blad en vul daar de maandag in. Een maand beslaat vier, vijf of zes van zulke weken, en het worden er zes zodra de eerste op een zaterdag of zondag valt in een maand van 31 dagen, of op een zondag in een maand van 30: ongeveer één op de vijf maanden. Vier komt maar op één manier voor, bij een februari van 28 dagen die op een maandag begint. Omdat elke kopie zichzelf toetst, zie je in welke week het knelt in plaats van ergens in de maand.
- Eén kopie van het blad per week, met zijn eigen maandag
- De wettelijke grenzen gelden per week, dus de toets ook
- Het gemiddelde over zestien weken blijft ook dan buiten beeld
Een rooster is niet hetzelfde als een urenstaat
Dit bestand plant vooruit: het zegt wie wanneer wordt verwacht. Wat er daarna werkelijk is gewerkt, is een andere vraag en een ander bestand: daarvoor staat er een gratis urenstaat klaar, die per dag de gewerkte uren bijhoudt en de rust tussen twee diensten uitrekent. De twee vullen elkaar aan: het rooster is de bedoeling, de urenstaat is wat ervan terechtkwam, en het verschil tussen die twee is meestal het interessantste getal van de maand.
Wil je de regels waar dit blad op toetst uitgeschreven zien, dan staat dat bij de Arbeidstijdenwet. Wat een dienst op een onregelmatig tijdstip oplevert, is cao-werk en staat bij onregelmatigheidstoeslag en ploegendienst. Draait de ploeg volcontinu, dan is het terugkerende patroon erachter uitgerekend op ploegenrooster: daar vul je de weken uit dit sjabloon mee. En hoeveel werkdagen er in een periode zitten, reken je door bij de rekenhulpen.
Eén beperking die erbij hoort: het sjabloon rekent met kloktijden, dus in de nacht dat de klok wordt verzet komt er acht uur uit waar zeven of negen is gewerkt. Corrigeer die ene regel met de hand.
Wanneer een roosterbestand gaat schuiven
Voor één team en één week werkt een bestand als dit prima. Het wordt lastig zodra het rooster elke week verandert, zodra medewerkers hun beschikbaarheid zelf moeten doorgeven, en zodra iemand op zondagavond wil weten welke versie geldt. Dan is de vraag niet meer of het rooster klopt, maar wie het laatste bestand heeft, en dat is waar personeelsplanning in een app iets oplost wat een spreadsheet niet kan.
Wat het kost om het rooster niet meer in een bestand te maken: € 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw. Planning, urenregistratie en de koppelingen zitten in hetzelfde pakket, en de prijzen staan volledig op een eigen pagina. Het sjabloon hierboven blijft gratis.
Deze pagina en het sjabloon zijn algemene informatie over Nederlandse arbeidstijdenregels, geen juridisch advies. De toets in het bestand kijkt naar één week en naar de standaardnormen; je cao kan strenger zijn, en die afspraak gaat dan voor.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.