Verlofregistratie die naast het rooster staat, niet ernaast loopt
Aanvragen, saldo's en goedkeuring in dezelfde app als de diensten en de urenstaten — zodat goedgekeurd verlof meteen in de planning zichtbaar is en vanzelf meegaat naar het salarispakket.
Nog in een spreadsheet? Hier is een betere
Een gratis verlofsaldo-sjabloon met drie aparte saldo's — wettelijk, bovenwettelijk en ADV — in plaats van één kolom “verlofuren”. Dat onderscheid is precies wat een spreadsheet meestal mist, en het is het wettelijke deel dat als eerste vervalt. Geen e-mailadres nodig.
Aanvragen waar het rooster al staat
Medewerkers dienen hun verlof in de app in, op dezelfde plek waar ze hun dienst zien. De leidinggevende keurt goed met de bezetting van die week ernaast, in plaats van in een los mailtje dat pas twee weken later botst met de planning.
- Indienen vanaf de telefoon, goedkeuren vanaf web of telefoon
- De aanvraag staat naast het rooster van dezelfde periode
- Goedgekeurd verlof is meteen zichtbaar in de planning
Saldo's die de medewerker zelf kan zien
Het grootste deel van de vragen aan een planner of HR gaat over één ding: hoeveel heb ik nog? Staan die saldo's in de app, inclusief wat er binnenkort vervalt, dan verdwijnt die vraag grotendeels — en komt niemand in juni tot de ontdekking dat er uren op 1 juli weg zijn. Wettelijk verlof, bovenwettelijk verlof en ADV staan daarbij apart, want het zijn drie soorten met drie sets afspraken.
- Drie aparte saldo's: wettelijk, bovenwettelijk en ADV
- Saldo zichtbaar voor de medewerker, niet alleen voor de beheerder
- Wat binnenkort vervalt, staat er in plaats van dat het verrast
- Verlofinzichten naast aanwezigheid en bezetting in de rapportage
Goedgekeurd verlof gaat mee naar de salarisadministratie
Opgenomen verlofuren lopen langs dezelfde weg als de gewerkte uren: mee in de goedgekeurde periode, en daarmee de koppeling in naar Nmbrs (Visma), AFAS, Exact, Loket en Employes. Geen tweede lijstje dat naast de urenstaat wordt bijgehouden en dat vervolgens afwijkt.
- Eén goedgekeurde periode voor gewerkte en opgenomen uren
- Echte API-koppelingen, geen export die zo heet
- Een CSV- of Excel-export blijft daarnaast beschikbaar
Waarom een spreadsheet het lang volhoudt, en dan opeens niet meer
Met tien medewerkers en één soort verlof werkt een tabblad prima. Het gaat schuiven zodra er meerdere saldo's naast elkaar lopen met elk hun eigen regels, zodra deeltijders in uren geteld moeten worden in plaats van in dagen, en zodra twee mensen tegelijk in hetzelfde bestand zitten. Dan is de vraag niet of het saldo klopt, maar welke versie van het bestand het laatst is opgeslagen.
Het punt is niet dat Excel slecht is. Het punt is dat een verlofsaldo een afgeleide is van dingen die elders bijgehouden worden — het rooster en de gewerkte uren — en een los bestand die afleiding met de hand moet blijven naboeken.
De regels achter de saldo's
Registreren is het makkelijke deel; weten wát je registreert is het werk. Deze negen pagina's leggen per verlofsoort uit waar het recht vandaan komt en welke regels erbij horen.
Waar de grens ligt, en waarom de twee op verschillende momenten vervallen.
De termijn van zes maanden, de uitzonderingen en wat ziekte ermee doet.
Een derde saldo dat geen wettelijke basis heeft: alles komt uit de cao.
Kort- en langdurend, met een eigen teller die los van de vakantie staat.
Geen vast aantal dagen, en het gaat niet van de vakantie-uren af.
De verzamelnaam zonder wettelijke basis — de cao vult hem in.
Per ouder, niet per gezin, met sinds 2022 negen betaalde weken.
Wanneer het ingaat, en wat er gebeurt bij eerder of later bevallen.
Eén week van de werkgever, vijf aanvullende weken van UWV.
Verlofgegevens zijn persoonsgegevens
Dat iemand afwezig is en onder welke regeling, mag je vastleggen — je hebt het nodig om door te betalen en te plannen. De reden erachter meestal niet: bij ziekte legt een werkgever geen medische gegevens vast, en bij zorgverlof niet om wie het gaat of wat diegene mankeert. Leg daarom vast wát er is opgenomen, niet waarom.
Denk er meteen bij na wie het mag zien — een teamleider heeft de bezetting nodig, niet de aanleiding — en hoe lang je het bewaart. Hoe Celtucom zelf met gegevens omgaat, staat op de beveiligingspagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Wat het kost
€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw. Verlof zit in hetzelfde pakket als het rooster, de urenregistratie en de koppelingen — er is geen module die je er apart bij koopt. Een jaar vooruit betalen komt neer op € 5,96 per gebruiker per maand.
Bekijk Celtucom met je eigen team
Plan een demo en we laten zien hoe het past bij hoe jouw organisatie écht werkt.