Een operationeel manager met een tablet onder zijn arm loopt over een productievloer, met medewerkers aan hun werkplek op de achtergrond

Workforce management: de keten van rooster tot salarisstrook

Een WFM-systeem plant, registreert, keurt goed en rekent af. Wat er in Nederland bovenop komt (rusttijden, drie verlofsaldo's en cao-toeslagen) bepaalt of zo'n systeem hier werkelijk werkt.

Start 14 dagen gratis Plan een demo

14 dagen gratis, zonder creditcard
€ 6,50 per gebruiker per maand, exclusief btw
Alle functies inbegrepen
iOS, Android en web

Wat workforce management is

Workforce management is het sturen van de inzet van personeel over de hele keten: van het moment dat er een dienst wordt ingepland tot het moment dat de gewerkte uren op een loonstrook staan. WFM is geen module maar een volgorde: vier stappen die elkaars invoer zijn. Elke stap die niet aansluit op de volgende, wordt met de hand overgebrugd, en dat handwerk is waar de fouten en de uren in gaan zitten.

Stap 1

Plannen

Wie werkt wanneer, op welke locatie, in welke functie. Hier wordt de bezetting bepaald en hier ontstaan de kosten die je later terugziet.

Stap 2

Registreren

Wat er daadwerkelijk gewerkt is: kloktijden, pauzes, uitloop, verzuim en verlof. Het rooster is een voornemen; dit is de werkelijkheid.

Stap 3

Goedkeuren

Een leidinggevende corrigeert wat afwijkt en sluit de periode. Zonder dit moment blijft elk cijfer eronder voorlopig.

Stap 4

Afrekenen

De goedgekeurde periode gaat naar de salarisadministratie, met toeslagen en verlofuren en al. Breekt de keten hier, dan wordt alles ervoor overgetikt.

De vier onderdelen die elk workforce management systeem heeft

Leveranciers noemen ze anders, en het geheel ook: workforce management software, wfm, of simpelweg een systeem. Onder al die namen zit steeds hetzelfde viertal. Loop ze langs voordat je pakketten vergelijkt: een systeem dat er één van mist, laat dat gat over aan een spreadsheet.

Roosteren

Diensten plannen per locatie en functie, beschikbaarheid ophalen bij de medewerker en ruilingen afhandelen zonder telefoonlijst. Het onderdeel dat het verst van de salarisstrook af staat en er toch het meeste invloed op heeft.

Tijd en aanwezigheid

In- en uitklokken, pauzes, overuren en een sluitende urenstaat per periode. Dit is het onderdeel waar de Arbeidstijdenwet het hardst meekijkt, want de registratieplicht hangt eraan.

Verlof en verzuim

Aanvragen, goedkeuren en saldo's bijhouden. Saldo's zijn geen bijzaak van de urenregistratie: ze hebben eigen opbouwregels en eigen vervaltermijnen.

Rapportage

Bezetting, gewerkte uren, verlofstand en kosten in één overzicht in plaats van in vier exports. Zonder dit onderdeel is een WFM-systeem een dure invoerlaag.

Wat er in Nederland bovenop komt

Vier dingen komen er in Nederland bovenop, en het zijn precies de vier waar een Nederlandse controle of een boze medewerker op uitkomt.

Rusttijd is een aparte som, geen restpost

De Arbeidstijdenwet gaat over arbeids- én rusttijden. Een systeem dat alleen gewerkte uren optelt, ziet niet dat iemand om 23:00 uur uitklokte en om 06:00 uur weer begon. Hetzelfde geldt voor de pauzeregels, die aan de lengte van de dienst hangen en niet aan een instelling. En op de werkgever rust een registratieplicht, dus het gaat niet alleen om plannen maar om kunnen aantonen.

Eén verlofsaldo is er twee te weinig

Wettelijke vakantie-uren, bovenwettelijke uren en ADV zijn drie tellers met drie regimes. Het wettelijke en het bovenwettelijke deel vervallen op verschillende momenten, ADV heeft helemaal geen wettelijke basis en volgt de cao, en uitbetalen mag tijdens het dienstverband alleen voor het bovenwettelijke deel. Een kolom “verlofuren” klopt tot de eerste keer dat iemand vraagt wat er nog staat.

Toeslagen komen uit de cao, niet uit de software

Onregelmatigheidstoeslag en ploegentoeslag zijn geen wettelijke percentages maar cao-afspraken, en ze verschillen per sector en per uur van de dag. Hetzelfde geldt voor overuren en voor ploegenroosters. Wat een WFM-systeem hier moet doen is de uren zó registreren dat het salarispakket ze kan wegen, niet zelf een percentage verzinnen.

De oproepkracht heeft zijn eigen klok

Bij een oproepcontract moet de oproep vier dagen van tevoren komen (bij cao te verkorten tot minimaal 24 uur), en een dienst die binnen die termijn wordt afgezegd moet toch worden betaald. Dat maakt van een roosterwijziging een geldkwestie, en van “even schuiven” een beslissing met een prijskaartje. Een planner die dat niet ziet, plant duur.

Wanneer een spreadsheet nog volstaat

Langer dan iemand die software verkoopt graag toegeeft. Met een klein team, één beheerder en een cao zonder uitzonderingen is een bestand een prima antwoord, en het is gratis. Daarom staan er zes sjablonen op deze site die je zonder e-mailadres kunt downloaden, en elk ervan doet één ding dat de gratis concurrentie niet doet. Dat van de urenregistratie rekent ook de rusttijd tussen twee diensten uit. Bij de verlofregistratie staan er twee: een verlofsaldo met de drie tellers apart, en een verlofkaart die zijn eigen jaar uitrekent, zodat hij in januari niet opnieuw gemaakt hoeft te worden. Het werkrooster plant de week vooruit en toetst er meteen bij of hij binnen de Arbeidstijdenwet past, de werkbon houdt de reisuren in een eigen kolom, en het ploegenrooster rekent zijn eigen dekking na: per dag van de cyclus precies één ploeg op de ochtend, één op de middag en één op de nacht.

Het schuift op het moment dat twee mensen in hetzelfde bestand werken, dat de medewerker zijn eigen stand wil zien, of dat de cijfers elke maand worden overgetikt naar de salarisadministratie. Dan is niet de spreadsheet het probleem, maar de overdracht eromheen.

Waar Celtucom in dit plaatje staat

Celtucom dekt de vier onderdelen in één systeem en sluit de keten aan het eind af: er zijn vijf echte API-koppelingen naar Nmbrs (Visma), AFAS Profit, Exact Online, Loket.nl en employes.nl, geen export die zich voordoet als koppeling, en vier daarvan nemen een goedgekeurde periode ook werkelijk terug.

Roosters per locatie en functie, met beschikbaarheid en ruilingen
In- en uitklokken vanaf elk apparaat, ook zonder bereik
Verlofaanvragen naast het rooster van dezelfde week
Urenstaten met goedkeuring en dagvergrendeling
Rapporten over aanwezigheid, bezetting en verlof
Rolgebaseerde rechten, afgedwongen tot in de database

Zoek je maar één van de vier onderdelen, begin dan daar: personeelsplanning, urenregistratie software of verlofregistratie. Wat er per module in zit, staat bij de functies, en de regels zelf staan uitgelegd in de kennisbank. Wat een medewerker van dat alles in zijn eigen app ziet, staat bij de personeelsapp, en wie jaren vooruit wil kijken in plaats van weken, leest verder bij strategische personeelsplanning.