Cómo hacer un cuadrante, paso a paso
Un buen cuadrante empieza por el trabajo, no por las personas. Seis pasos para ir de la cobertura necesaria a un cuadrante que todo el equipo pueda ver.
- 14 días de prueba gratuita, sin tarjeta de crédito
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- Todas las funciones incluidas
- iOS, Android y web
1. Defina la cobertura por franja
Hacer un cuadrante no empieza por las personas, sino por el trabajo. Anote para cada día y cada franja cuántas personas necesita y en qué función. Un lunes por la mañana suele pedir algo distinto que un viernes por la tarde.
- Por día y por franja
- Por función, no solo por número
- Momentos de mucha y poca carga por separado
2. Fije un patrón recurrente
La mayoría de las semanas se parecen. Dibuje una semana base que se repita y planifique después solo las excepciones. Si trabajan por turnos rotativos, el patrón es un ciclo de varias semanas.
- Una semana base como punto de partida
- Repetir en lugar de empezar cada semana de cero
- Excepciones planificadas aparte
3. Recoja disponibilidad y ausencias
Planifique solo cuando sepa quién puede. Recoja la disponibilidad y las ausencias aprobadas antes de asignar turnos; si no, tendrá que rehacer el cuadrante después.
- Disponibilidad de cada empleado
- Ausencias aprobadas de la misma semana
- Las horas de contrato como tope
4. Revise el cuadrante antes de compartirlo
Compruebe que cada franja tiene la cobertura prevista, que cada persona está en el rol que le corresponde y que nadie se pasa de sus horas de contrato. Hágalo antes de publicar, no cuando ya lo ha visto todo el equipo.
- Cobertura completa en cada franja
- Cada persona en su rol
- Horas de contrato respetadas
5. Publique y comparta el cuadrante
Un cuadrante que nadie ve no sirve. Compártalo en un momento fijo y con tiempo, para que todos sepan a qué atenerse. En una app, cada empleado recibe una notificación al publicar y solo tiene que buscar sus propios turnos.
- Un momento fijo de publicación
- Con antelación
- En un sitio donde todos lo encuentren
6. Gestione los cambios
Las bajas, los cambios de turno y los picos de trabajo modifican cualquier cuadrante. Acuerde cómo se piden los cambios y quién los aprueba, y haga que lleguen a un solo sitio, en lugar de repartirse en mensajes.
- Una sola forma de pedir cambios
- Una sola persona que aprueba
- Cambios visibles al momento para quien corresponda
En papel, en Excel o en una app
Para un equipo pequeño, una hoja de cálculo es un buen comienzo. Se complica en cuanto hay cambios de turno, un segundo centro o versiones distintas en cada móvil; entonces el siguiente paso es el planificador de turnos, con arrastrar y soltar, patrones recurrentes y solicitudes de cambio en una sola cola. Cómo se ve desde la dirección está en el cuadrante de turnos, lo que ve el equipo en el móvil, en el cuadrante de trabajo, y cómo organizar los turnos del día a día, en turnos de trabajo. Para las ausencias, está el software de vacaciones.
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