Formulieren maken en gebruiken

Een formulier bouwen

1. 1Ga op web naar Communicatie > Formulieren en klik op Formulier aanmaken, of begin met Sjablonen.
2. 2Geef het formulier een titel en kies Veld toevoegen.
3. 3Stel per veld het Label in, en eventueel Hulptekst, Verplicht en Voorwaardelijke logica.
4. 4Sla op met Opslaan of Opslaan en sluiten. Niets wordt vanzelf opgeslagen.

Er zijn onder meer velden voor korte en lange tekst, getal, datum, tijd, ja of nee, één of meerdere keuzes, beoordeling, bijlage, handtekening, adres, persoon en scanner.

Toewijzen en publiceren

1. 1Kies Publiceren….
2. 2Toegewezen aan: kies Slimme groepen of Specifieke gebruikers. Dynamisch volgt de groep als die verandert; Vast houdt de mensen zoals ze nu zijn.
3. 3Beheerders: kies wie dit formulier mag beheren.
4. 4Zichtbaarheid: kies waar het verschijnt, bijvoorbeeld Op het startscherm tonen.
5. 5Publicatie-instellingen: Nu publiceren of Publicatie inplannen, plus een pushmelding, een herinnering en een einddatum.
6. 6Controleer het Overzicht en bevestig.

Publiceer een formulier de eerste keer op web. Mensen toewijzen kan alleen daar, en een formulier zonder toegewezen mensen bereikt niemand. Hetzelfde geldt voor publiceren in bulk op web: dat slaat deze stappen over.

Een formulier invullen als medewerker

1. 1Open Formulieren: op web onder Mijn werk, op de telefoon onder tab Werk.
2. 2Kies een formulier onder Beschikbaar.
3. 3Vul het in. Zijn concepten toegestaan, dan bewaart Concept opslaan je werk.
4. 4Kies Indienen. Het formulier staat dan onder Ingediend.

• Zonder verbinding bewaart de telefoon je formulier en verstuurt hij het zodra je weer online bent. Op web kan dat niet.
• Na het indienen kun je een formulier niet meer wijzigen.

De resultaten bekijken

1. 1Ga naar Formulieren en open het formulier.
2. 2Inzendingen toont de antwoorden als Tabel of Inbox.
3. 3Gebruikers laat zien wie wel en niet heeft ingediend. Dit tabblad staat alleen op web.
4. 4Exporteren levert een CSV of PDF op. Op web exporteer je wat je filters tonen. Op de telefoon gebruik je het exportpictogram.

De kolomkoppen in een CSV zijn Engels, en links naar geüploade bestanden erin werken 24 uur.

Goed om te weten

• Om te publiceren heeft een formulier een titel en minstens één veld nodig.
• Een Deadline is zichtbaar voor mensen, maar sluit het formulier niet.
• Wijzigingen in een gepubliceerd formulier geven geen nieuwe melding.
• Terugzetten als concept haalt een gearchiveerd formulier terug als concept, dus mensen zien het pas weer na opnieuw publiceren.
• Een gedeelde link werkt alleen voor mensen aan wie het formulier is toegewezen.

Wat niet kan

• Op de telefoon mensen toewijzen, publicatie inplannen of formulierinstellingen wijzigen.
• Openbare of anonieme formulieren.
• Antwoorden een score geven.
• Een inzending goedkeuren of afwijzen met een ingebouwde stap. Leg een besluit vast met een statusveld onder Beheervelden in de formulierinstellingen.
• Exporteren naar Excel. De export is CSV of PDF.