Op deze pagina
Hoe het werkt
Je werkt met pakketten. Een pakket bevat de documenttypes die je vraagt, zoals een identiteitsbewijs of een certificaat, en zegt wie ze moet inleveren. Er is geen aparte stap om het te versturen: zodra je opslaat, zien die mensen het.
Een pakket maken
- Ga op web naar Mensen > Documenten en kies Nieuw pakket.
- Vul een Pakketnaam in en kies Wie moet dit inleveren. Standaard is dat Iedereen.
- Kies Documenttype toevoegen en vul de Documentnaam en het Bestandstype in. Stel daarna Verplicht, Automatisch goedkeuren, Vervaldatum en eventueel een Goedkeuringsketen in.
- Kies Opslaan.
Wil je het alleen aan bepaalde mensen vragen, gebruik dan web. Op de telefoon geldt Handmatig in de wizard alsnog voor iedereen.
Een document uploaden als medewerker
- Open op web het menu rechtsboven > Profiel bekijken > Documenten. Op de telefoon: Profiel > Account > Mijn documenten.
- Kies Uploaden bij het document dat wordt gevraagd, en kies je bestand.
- Een bestand mag tot 25 MB zijn. Afhankelijk van het documenttype is dat een PDF of een afbeelding.
- Elk nieuw bestand gaat terug naar In afwachting tot iemand het beoordeelt, tenzij het document automatisch wordt goedgekeurd.
- Je kunt een document niet zelf verwijderen.
Een document beoordelen
- Open het document met Document bekijken.
- Kies Document goedkeuren, of Afwijzen met een reden.
Bij afwijzen is een reden verplicht. Uploads die wachten op beoordeling staan ook onder Goedkeuringen.
Vervaldatums en herinneringen
- Een datum die iemand invult gaat voor. Anders geldt de periode die je bij het documenttype instelt, gerekend vanaf de upload.
- Alleen goedgekeurde documenten kunnen verlopen.
- Standaard krijgen mensen 60 dagen vooraf een herinnering, als pushmelding op de telefoon, om 20:00 in de tijdzone van je organisatie.
- Verlenging versturen vraagt mensen documenten te vernieuwen die binnen 30 dagen verlopen. Het verschijnt als je mensen aanvinkt die zo'n document hebben.
Zien wat er ontbreekt
Op web toont het filter Leeg wat er ontbreekt en Verloopt binnenkort wat afloopt. CSV exporteren geeft je de lijst. Vink mensen aan in de lijst, dan verschijnt Iedereen herinneren, dat die mensen een herinnering stuurt in de app en als pushmelding, niet per e-mail.
Wat niet kan
- Een document uploaden dat niet in een pakket staat.
- Iemand tegenhouden bij het inklokken omdat een document ontbreekt.
- Een document digitaal ondertekenen.
- Documenten automatisch verwijderen na een bewaartermijn.
- Een pakket terughalen: verwijder je een pakket of documenttype, dan zijn de bestanden definitief weg.
Verwante gidsen
Klopt er iets niet of mist er iets? Laat het ons weten
